Auftragsverarbeitungsvertrag

Anlage 1

Auftrags­verarbeitungs­vertrag
auf Basis der EU Standard­vertrags­klauseln

ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

a)
Mit diesen Standardvertrags­klauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b)
Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c)
Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d)
Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e)
Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f)
Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

a)
Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b)
Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standard­vertrags­klauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

a)
Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b)
Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c)
Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Klausel 5

Kopplungsklausel

a)
Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b)
Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c)
Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.
7.1. Weisungen

a)
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b)
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a)
Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b)
Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten
Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a)
Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b)
Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c)
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d)
Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e)
Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a)
Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier (4) Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann. Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

b)
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

c)
Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

d)
Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a)
Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b)
Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertrags­klauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertrags­klauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

a)
Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b)
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c)
Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1)
Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2)
Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3)
Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4)
Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d)
Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a)
bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b)
bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1)
die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2)
die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3)
die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen. Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c)
bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a)
eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b)
Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c)
die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a)
Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b)
Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1)
der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2)
der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3)
der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c)
Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d)
Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I

Liste der Parteien

Verantwortliche(r): Als Verantwortlicher handelt der Abonnent.
Name: Der Name des Abonnenten ergibt sich aus den Vertragsunterlagen.
Anschrift: Die Anschrift des Abonnenten ergibt sich aus den Vertragsunterlagen.
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Die Kontaktperson des Abonnenten ergibt sich aus den Vertragsunterlagen
Unterschrift und Beitrittsdatum: Einer gesonderten Unterzeichnung dieses Auftrags­verarbeitungs­vertrages bedarf es nicht. Der Abschluss des Auftrags­verarbeitungs­vertrages erfolgt automatisch im Rahmen des Abschlusses des Vertrages in elektronischer Form gemäß den Regelungen der Service-Bedingungen.
Auftragsverarbeiter: Als Auftragsverarbeiter handelt die DATENDO XL GmbH
Name: DATENDO XL GmbH („DATENDO“)
Anschrift: Frankfurter Allee 108, 10247 Berlin
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Philip Ladendorf, Geschäftsführer, E-Mail: info@datendo.de, Tel.: 030 23258007-0
Unterschrift und Beitrittsdatum: Einer gesonderten Unterzeichnung dieses Auftrags­verarbeitungs­vertrages bedarf es nicht. Der Abschluss des Auftrags­verarbeitungs­vertrages erfolgt automatisch im Rahmen des Abschlusses des Vertrages in elektronischer Form gemäß den Regelungen der Service-Bedingungen.

ANHANG II

Beschreibung der Verarbeitung

• Organe des Abonnenten
• Beschäftigte des Abonnenten
• Ehemalige Beschäftigte des Abonnenten, soweit der Abonnent deren Daten weiterhin in der My.DATENDO-Software vorhält
• Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei Dienstleistern, Lieferanten und sonstigen Vertragspartnern des Abonnenten, soweit der Abonnent diese im Rahmen seiner Datenschutzdokumentation erfasst
• Sonstige natürliche Personen, deren personenbezogene Daten der Abonnent in Freitextfelder einträgt oder in hochgeladenen Dokumenten übermittelt

• Stammdaten: Name, Vorname, akademischer Titel, Position bzw. Funktion im Unternehmen, Abteilung und Standort
• Kontaktdaten: dienstliche E-Mail-Adresse, dienstliche Telefonnummer, dienstliche Anschrift
• Zugangs- und Nutzungsdaten: Benutzerkennung, Authentifizierungsdaten, Rollen- und Berechtigungszuordnung sowie Zeitpunkt und Art der Nutzung der My.DATENDO-Software
• Schulungsdaten: zugewiesene und absolvierte Schulungen, Schulungsdatum, Ergebnisse von Wissensüberprüfungen und Teilnahmenachweise
• Beschäftigtenstammdaten aus einem vom Abonnenten angebundenen Personalverwaltungssystem (HRIS), soweit der Abonnent eine solche Anbindung aktiviert
• Inhalte der Datenschutzdokumentation des Abonnenten: Angaben zu Verarbeitungstätigkeiten, eingesetzten Dienstleistern und Datenübermittlungen einschließlich der darin benannten Ansprechpartner
• Kommunikations- und Vorgangsdaten: Eingaben in Dialog- und Freitextfeldern, Beratungs- und Vorgangsprotokolle sowie hochgeladene Dokumente

Die My.DATENDO-Software ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO bestimmt. DATENDO fordert solche Daten nicht an und sieht hierfür keine vorgesehenen Eingabefelder vor. Da die Software Freitextfelder sowie die Möglichkeit zum Hochladen von Dokumenten bereitstellt, kann technisch nicht ausgeschlossen werden, dass der Abonnent solche Daten einstellt. Soweit dies geschieht, gelten die Beschränkungen und Garantien nach Klausel 7.5 dieser Klauseln; insbesondere ist der Zugriff auf das für die Vertragsdurchführung unbedingt erforderliche Maß beschränkt, die zugriffsberechtigten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und die Daten werden während der Übertragung und der Speicherung verschlüsselt.

Klarstellung: Angaben des Abonnenten darüber, dass er selbst besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet – etwa im Rahmen seines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten –, sind Angaben über eine Verarbeitung und stellen für sich genommen keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch DATENDO dar.

Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung an die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter, Löschen und Vernichten personenbezogener Daten in der und im Zusammenhang mit der My.DATENDO-Software.

Die Verarbeitung umfasst auch die automatisierte Auswertung und Aufbereitung der vom Abonnenten eingestellten Angaben durch KI-gestützte Verfahren zum Zwecke der Erstellung und Prüfung von Datenschutzdokumenten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die eingesetzten KI-Anbieter verarbeiten die Daten ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung der Services; eine Nutzung zu Trainingszwecken findet nicht statt.

• a) Bereitstellung und Betrieb der My.DATENDO-Software einschließlich Benutzerverwaltung, Authentifizierung und Rechtevergabe;
• b) Erstellung, Fortschreibung und Bereitstellung der Datenschutzdokumentation des Abonnenten, insbesondere des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, der Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie der Datenschutzhinweise, einschließlich der hierfür eingesetzten KI-gestützten Verfahren;
• c) Übernahme von Beschäftigtenstammdaten aus einem vom Abonnenten angebundenen Personalverwaltungssystem (HRIS);
• d) Durchführung und Nachweis von Mitarbeiterschulungen einschließlich des DSGVO-Trainingscenters;
• e) Versand vertrags- und systembezogener Nachrichten an die autorisierten Nutzer des Abonnenten;
• f) automatisierte Analyse der vom Abonnenten benannten Webseiten zur Feststellung der dort eingesetzten Drittdienste;
• g) Analyse der Nutzung der My.DATENDO-Software auf Grundlage pseudonymer Nutzungskennungen zur Sicherstellung des Betriebs und zur Verbesserung des Produkts.

Nicht umfasst sind die DSB-Services. Insoweit wird DATENDO nach Ziff. 15.2 der Service-Bedingungen nicht als Auftragsverarbeiter tätig.

Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Vertrages, soweit nicht der Abonnent eine vorherige Löschung der personenbezogenen Daten verlangt oder selbst vornimmt. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten von DATENDO bleiben unberührt.

Gegenstand, Art und Umfang der Verarbeitung durch die einzelnen Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anhang IV. Die Verarbeitung bei den Unterauftragsverarbeitern erfolgt jeweils für die Dauer des Vertrages, soweit nicht der Abonnent eine vorherige Löschung der personenbezogenen Daten verlangt oder selbst vornimmt. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten von DATENDO bleiben unberührt.

ANHANG III

Beschreibung der von dem/den Verantwortlichen ergriffenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen (einschließlich aller relevanten Zertifizierungen) zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und des Zwecks der Verarbeitung sowie der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen

Beispiele für mögliche Maßnahmen:

• Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext
• Zugangsdaten können nur nach vorheriger Legitimierung neu generiert werden
• Die Analyse der Produktnutzung erfolgt auf Grundlage pseudonymer Nutzungskennungen ohne Klarnamen oder E-Mail-Adressen
• Personenbezogene Daten werden im Ruhezustand (at rest) und während der Übertragung verschlüsselt

• Es besteht eine Unternehmensrichtlinie zum Datenschutz
• Es besteht eine Richtlinie zum Datenschutz im Homeoffice/Mobile Office
• Zugriff auf die My.DATENDO-Software ausschließlich nach Authentifizierung über ein persönliches Benutzerkonto
• Serverseitig durchgesetztes Rollen- und Berechtigungskonzept mit vier getrennten Rollen; die Berechtigungsprüfung erfolgt bei jedem Zugriff auf dem Server, nicht im Browser des Nutzers
• Mandantentrennung: jede Abfrage ist auf die Organisation des jeweiligen Nutzers begrenzt; ein organisationsübergreifender Zugriff ist technisch ausgeschlossen
• Trennung von Produktiv- und Entwicklungsumgebung in vollständig voneinander isolierten Deployments mit getrennten Datenbeständen und getrennten Zugangsdaten
• Aktuelle Spamfilter, Virenscanner und Firewall werden eingesetzt
• Ausschließlich verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Desktopsperre
• Es besteht eine Clean-Desk-Vorgabe
• Die Anzahl der Administratoren mit vollem Zugriff wird minimal gehalten
• Es besteht eine Richtlinie zur Generierung sicherer Passwörter
• Externe Datenträger sind passwortgeschützt
• Abschließbare Türen
• Zutritt nur mit Schlüssel/Transponder
• Dienstanweisung zum Verschließen der Räume
• Besucher können die Räume nur betreten, nachdem sie von einem Beschäftigten in Empfang genommen wurden
• Monitore sind sichtgeschützt aufgestellt
• Verwendung von Aktenvernichtern/Datenträgervernichtern

• Speicherung der Abonnentendaten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Amazon Web Services, Region Irland), betrieben über den in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter Convex, Inc.
• Die Rechenzentren des Hosting-Unterauftragsverarbeiters sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und verfügen über Brandschutzeinrichtungen sowie unterbrechungsfreie Stromversorgung
• Redundante Auslegung der Infrastruktur über mehrere Verfügbarkeitszonen
• Kontinuierliche Sicherung der Daten mit mindestens täglicher Wiederherstellungsmöglichkeit
• Notfallplan/Wiederanlaufplan
• Tests zur Wiederherstellung von Datenbeständen aus Backups

• Sorgfältige Auswahl von Unter-Auftragsverarbeitern
• Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit sämtlichen Unter-Auftragsverarbeitern
• Regelmäßige Überprüfung der in Anhang IV geführten Liste der Unterauftragsverarbeiter auf Aktualität und Vollständigkeit
• Es werden nicht mehr Daten erhoben, als dies für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist

• Vergabe persönlicher Benutzerkonten; eine gemeinsame Nutzung von Konten ist nicht vorgesehen
• Passwortrichtlinie
• Anmeldung wahlweise über Passwort oder über einen zeitlich befristeten Anmeldelink (Magic Link)
• Regelmäßige Prüfung von Berechtigungen

• Ausschließlich verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Verwendung nicht öffentlicher Laufwerke

• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand
• Begrenzte Anzahl an Administratoren

• Die Abonnentendaten werden ausschließlich in den Rechenzentren der in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter verarbeitet; an den Standorten von DATENDO werden keine Abonnentendaten dauerhaft gespeichert
• Abschließbare Türen
• Zutritt nur mit Schlüssel/Transponder
• Verfahren zur Ausgabe von Schlüsseln/Transpondern

• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge in der My.DATENDO-Software mit Angabe des handelnden Benutzerkontos und des Zeitpunkts
• Arbeitsanweisung zur Dokumentation von Datenpannen und Kooperation mit dem Verantwortlichen

• Datenschutzgerechte Voreinstellungen
• Konfiguration durch Systemadministrator
• Änderungen an der Produktivumgebung erfolgen ausschließlich über einen dokumentierten Freigabeprozess

• Auswahl fachkundiger Dienstleister mit hohen Standards zur IT-Sicherheit
• Schulung zur IT-Sicherheit
• Klare Verteilung von Verantwortlichkeiten

• Regelmäßige Kontrollen
• Berücksichtigung einschlägiger Zertifizierungen und Prüfberichte der Unterauftragsverarbeiter (insbesondere ISO/IEC 27001 und SOC 2) bei deren Auswahl und Überprüfung

• Identifikation des Zwecks der Verarbeitung
• Bewertung des Zusammenhangs zwischen Verarbeitung und Zweck
• Identifikation der geltenden Aufbewahrungsfristen
• Sichere Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

• Aktualisierungen, Ergänzungen oder Änderungen können seitens des Verantwortlichen permanent online vorgenommen werden
• Rechtevergabe zur Dateneingabe
• Nachvollziehbarkeit der Benutzer bei Eingabe

• Regelmäßige Prüfung und Bewertung der gespeicherten Daten

• Dokumentation der Datenverarbeitungen und der weiteren Maßnahmen des Datenschutzes

• Softwaregestützte automatische Archivierung und Löschung nach Beendigung eines Abonnements
• Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten von DATENDO bleiben unberührt

• Sämtliche in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter haben sich gegenüber DATENDO vertraglich zur weisungsgebundenen und datenschutzkonformen Verarbeitung im Unterauftrag verpflichtet und zur Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen, die den Anforderungen des Art. 32 DSGVO genügen.
• Die von den einzelnen Unterauftragsverarbeitern zu ergreifenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind über die folgenden Nachweise abrufbar: Convex, Inc. – https://www.convex.dev/security; Vercel Inc. – https://vercel.com/legal/dpa; Fireworks AI, Inc. – https://fireworks.ai/dpa; Google Ireland Limited – https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum; X.AI LLC – https://x.ai/legal/dpa; OpenAI, LLC – https://openai.com/policies/data-processing-addendum/; Resend, Inc. – https://resend.com/legal/dpa; Cloudflare, Inc. – https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/; PostHog, Inc. – https://posthog.com/dpa; apideck BV – https://www.apideck.com/legal/dpa.
• Der für die Speicherung der Abonnentendaten eingesetzte Unterauftragsverarbeiter betreibt die Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Region Irland) und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
• Der für den dialoggestützten Erfassungsassistenten eingesetzte Ausführungsdienstleister (Fireworks AI, Inc.) hat sich zu einer Zero-Data-Retention-Verarbeitung verpflichtet: Eingaben und Ausgaben werden ausschließlich für die Dauer der jeweiligen Anfrage im Arbeitsspeicher gehalten und weder protokolliert noch gespeichert.
• Sämtliche KI-Anfragen werden über einen einzigen Vermittlungsdienst (AI Gateway der Vercel Inc.) an den jeweils zuständigen Ausführungsdienstleister geleitet. Für jeden Verarbeitungszweck ist genau ein Ausführungsdienstleister technisch festgelegt; ein automatisches Ausweichen auf einen anderen Anbieter findet nicht statt.

• Schulung und Sensibilisierung der Beschäftigten von DATENDO zum Datenschutz