Service-Bedingungen

Die DATENDO XL GmbH, Frankfurter Allee 108, 10247 Berlin („DATENDO“) unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Compliance.

Dazu bietet DATENDO verschiedene Dienstleistungen an, die insbesondere folgende Leistungen umfassen:

1. a)

   Übernahme der Funktion als externer Datenschutzbeauftragter und Wahrnehmung der damit verbundenen Aufgaben nach Ziff. 4 bis 8 (die „DSB-Services“);

2. b)

   Erstellung und laufende Aktualisierung der Datenschutzdokumente des Abonnenten nach Ziff. 9 (die „Dokumentations-Services“);

3. c)

   Gewährung des Zugriffs auf die von DATENDO entwickelte DSGVO-Management-Software („My.DATENDO-Software“) im Rahmen eines Software-as-a-Service-Angebots einschließlich Datenschutz-Inventar, Schulungsplattform, HR-Anbindung und Knowledgebase nach Ziff. 10 (die „SaaS-Services“);

4. d)

   weitere Leistungen, die nicht in der Pauschale enthalten sind, nach Ziff. 5.2 (die „Weiteren Services“).

Die Einzelheiten der von DATENDO angebotenen Dienstleistungen ergeben sich aus der Website von DATENDO (https://www.DATENDO.de). DATENDO hat diese Leistungen in einem Abonnement, dessen Vergütung sich nach der Zahl der Mitarbeitenden des Abonnenten richtet, zusammengefasst, das DATENDO dem jeweiligen Kunden in einem individuellen Angebot anbietet (das „Abo“; Verweise auf „Abos“ meinen dieses Abonnement).

Der Leistungsumfang der unter dem Abo zu erbringenden Leistungen (die „Services“) ergibt sich aus diesen Service-Bedingungen, insbesondere Ziff. 5 bis 10, aus dem vom Abonnenten angenommenen Angebot von DATENDO (das „Angebot“) und aus den Preisen, die zum Zeitpunkt des Angebots auf der Preisseite der Website von DATENDO (https://www.DATENDO.de/preise) angegeben sind (zusammen die „Abo-Übersicht“). Das Angebot legt insbesondere die Zahl der gebuchten Plätze, die Zahlweise, etwaige Rabatte, einen etwaigen späteren Vertragsbeginn und den Beginn der Benennung von DATENDO zum Datenschutzbeauftragten fest; soweit es von der Preisseite abweicht, geht es vor. Aus der Abo-Übersicht ergeben sich auch die an DATENDO zu zahlenden Vergütungen.

Soweit DATENDO bei der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Abonnenten in dessen Auftrag verarbeitet, richtet sich diese Verarbeitung nach dem auf der Website von DATENDO (https://www.DATENDO.de) abrufbaren Auftragsverarbeitungsvertrag (der „Auftragsverarbeitungsvertrag“), der diesen Service-Bedingungen als Anlage 1 beigefügt ist.

Jeder Vertrag, der durch Annahme eines Angebots zustande kommt (nachfolgend jeweils der „Vertrag“), beinhaltet folgende Dokumente: (i) diese Service-Bedingungen, (ii) die Abo-Übersicht einschließlich des Angebots (Ziff. 1.4), (iii) den Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1).

Für die Geschäftsbeziehung zwischen DATENDO und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Abonnent“) gelten ausschließlich diese Service-Bedingungen (einschließlich der Inhalte der Abo-Übersicht und des Auftragsverarbeitungsvertrages) in der bei Annahme des Angebots geltenden Fassung. Abweichende allgemeine Geschäftsbedingungen des Abonnenten werden nicht anerkannt, es sei denn, DATENDO stimmt ihrer Geltung ausdrücklich zu.

DATENDO erbringt ihre Services ausschließlich gegenüber Unternehmern, nicht gegenüber Verbrauchern. Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (vgl. § 14 BGB).

Interessenten können über die Website von DATENDO ein Angebot anfragen. Die Anfrage ist unverbindlich; sie verpflichtet weder den Interessenten noch DATENDO zum Abschluss eines Vertrages.

DATENDO übermittelt dem Abonnenten ein individuelles Angebot, indem DATENDO der im Angebot benannten Person per E-Mail einen persönlichen Link zu einer Angebotsseite sendet. Auf der Angebotsseite sind die Konditionen des Angebots dargestellt; diese Service-Bedingungen, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter können dort in der jeweils geltenden Fassung abgerufen und gespeichert werden. Das Angebot kann bis zum Ablauf der darin genannten Annahmefrist angenommen werden (§ 148 BGB). Bis zur Annahme kann DATENDO das Angebot zurückziehen; die Gebundenheit an das Angebot ist insoweit ausgeschlossen (§ 145 BGB).

Der Abonnent nimmt das Angebot an, indem die im Angebot benannte Person auf der Angebotsseite ihren Namen und ihre Funktion angibt, bestätigt, zur Vertretung des Abonnenten berechtigt zu sein, durch Aktivieren der dafür vorgesehenen Checkbox diese Service-Bedingungen einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrages annimmt und den Button „Angebot zahlungspflichtig annehmen“ betätigt. Vor der Annahme kann sie sämtliche Angaben des Angebots einsehen. Sind Angaben unzutreffend, teilt der Abonnent dies DATENDO vor der Annahme mit; DATENDO übermittelt dann ein berichtigtes Angebot. Der Vertrag kommt mit der Annahme zustande. Die Services beginnen an dem im Angebot genannten Vertragsbeginn; nennt das Angebot keinen Vertragsbeginn oder liegt dieser nicht nach dem Tag der Annahme, beginnen sie am Tag der Annahme (der Tag des Beginns nachfolgend das „Wirksamkeitsdatum“). Bis zum Wirksamkeitsdatum erbringt DATENDO keine Services und stellt keine Servicegebühren in Rechnung; die Bindung der Parteien an den Vertrag bleibt davon unberührt.

DATENDO bestätigt dem Abonnenten den Vertragsschluss unverzüglich per E-Mail. Die Bestätigung führt den Inhalt des angenommenen Angebots auf und enthält diese Service-Bedingungen, den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter in der vereinbarten Fassung als PDF-Dateien (die „Auftragsbestätigung“). Die Auftragsbestätigung dokumentiert den Vertragsschluss; für sein Zustandekommen ist sie nicht erforderlich.

Die Parteien stellen klar, dass es keiner gesonderten Unterzeichnung des Auftragsverarbeitungsvertrages bedarf. Der Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrages erfolgt automatisch im Rahmen des Abschlusses des Vertrages in elektronischer Form gemäß den vorstehenden Regelungen.

Mit Wirkung zu dem im Angebot genannten Beginn der Benennung, mangels einer solchen Angabe zum Wirksamkeitsdatum, bestellt der Abonnent DATENDO zum externen Datenschutzbeauftragten. Die DSB-Services nach Ziff. 4 bis 8 erbringt DATENDO ab diesem Zeitpunkt; die Dokumentations-Services und die SaaS-Services ab dem Wirksamkeitsdatum.

DATENDO nimmt innerhalb einer (1) Woche nach Beginn der Benennung eine Meldung bei der Aufsichtsbehörde i.S.d. Art. 37 Abs. 7 DSGVO vor und sendet dem Abonnenten hierüber eine Bestätigung.

DATENDO erbringt für den Abonnenten die DSB-Services als Leistungen eines Datenschutzbeauftragten nach Maßgabe dieses Vertrags.

Der Abonnent stellt sicher, dass DATENDO ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird (Art. 38 Abs. 1 DSGVO).

Der Abonnent unterstützt DATENDO bei der Erfüllung seiner Aufgaben gemäß Artikel 39 DSGVO, indem er DATENDO den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt (Art. 38 Abs. 2 DSGVO).

Der Abonnent stellt sicher, dass DATENDO bei der Erfüllung seiner Aufgaben keine Anweisungen bezüglich der Ausübung dieser Aufgaben erhält. DATENDO darf von dem Abonnenten wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht abberufen oder benachteiligt werden. DATENDO berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene des Abonnenten (Art. 38 Abs. 3 DSGVO).

Betroffene Personen können DATENDO zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß dieser Verordnung im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Art. 38 Abs. 4 DSGVO).

Die Parteien stellen klar, dass DATENDO berechtigt ist, auch andere Aufgaben und Pflichten wahrzunehmen (Art. 38 Abs. 6 DSGVO).

Die DSB-Services wird DATENDO durch das bei DATENDO beschäftigte Hilfspersonal erbringen. Als Hilfspersonal wird DATENDO seine Organe und Arbeitnehmer sowie auch externe Dienstleister einsetzen. Im Anwendungsbereich des Auftragsverarbeitungsvertrages gelten für die Einschaltung der externen Dienstleister die dort geregelten Beschränkungen.

DATENDO werden keinerlei Weisungsrechte gegenüber den Arbeitnehmern des Abonnenten eingeräumt. DATENDO steht kein Recht zu, den Abonnenten zu vertreten, soweit dies nicht im Einzelfall abweichend vereinbart wird.

Mit der monatlichen Pauschale (Ziff. 14.2) sind die DSB-Services, die Dokumentations-Services und die SaaS-Services abgegolten, insbesondere:

1. a)

   die Unterrichtung und Beratung des Abonnenten zu seinen Pflichten nach der DSGVO und den sonstigen Datenschutzvorschriften (Art. 39 Abs. 1 lit. a DSGVO), insbesondere die Beantwortung von Fragen der Geschäftsleitung und des vom Abonnenten in der My.DATENDO-Software benannten Datenschutzkoordinators. Der Abonnent bündelt Fragen seiner Beschäftigten über den Datenschutzkoordinator; DATENDO verweist Beschäftigte, die sich mit solchen Fragen unmittelbar an DATENDO wenden, an ihn;

2. b)

   die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften und der Strategien des Abonnenten für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO);

3. c)

   die Erstellung und laufende Aktualisierung der Datenschutzdokumente nach Ziff. 9;

4. d)

   die Unterstützung bei Anfragen betroffener Personen nach Ziff. 6;

5. e)

   die Unterstützung bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten nach Ziff. 7;

6. f)

   die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und die Tätigkeit als deren Anlaufstelle nach Ziff. 8.1.

Nicht in der Pauschale enthalten sind abschließend:

1. a)

   die datenschutzrechtliche Prüfung von Dokumenten, die nicht von DATENDO erstellt wurden, insbesondere von Auftragsverarbeitungsverträgen, die dem Abonnenten von Dritten vorgelegt werden, Partner- und Kooperationsverträgen, Arbeitsverträgen sowie Datenschutzerklärungen, Richtlinien und Einwilligungstexten Dritter;

2. b)

   die Unterstützung in Untersuchungs-, Prüf- und Beschwerdeverfahren der Aufsichtsbehörde nach Ziff. 8.2;

3. c)

   Termine vor Ort;

4. d)

   Sonderprojekte, insbesondere Unternehmenskäufe und Umstrukturierungen;

5. e)

   Einzelgespräche zu Fragen, die die Knowledgebase beantwortet; DATENDO verweist in diesem Fall auf den einschlägigen Beitrag.

Leistungen nach dieser Ziff. 5.2 erbringt DATENDO nur nach vorheriger Vereinbarung in Textform. Sie werden mit 150,00 € je Stunde vergütet (der „Stundensatz“); für Reisezeiten und Reisekosten gelten Ziff. 14.7 und 14.8.

DATENDO erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Die Leistungen nach Ziff. 5 bis 8 erbringt DATENDO in Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten.

Die Leistungen nach Ziff. 5.1 bietet DATENDO mit einer Reaktionszeit von zwei (2) Werktagen an. Die Reaktionszeiten beginnen mit dem Eingang einer entsprechenden Anfrage des Abonnenten bei DATENDO. Wenn die Anfrage des Abonnenten bei DATENDO außerhalb der Service-Zeiten von DATENDO eingeht, beginnen die Reaktionszeiten mit dem Beginn der folgenden Service-Zeit. Die Reaktionszeit verlängert sich im Fall von Samstagen, Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen am Sitz von DATENDO um die entsprechenden Zeiträume. Die Reaktionszeit gilt als eingehalten, wenn DATENDO dem Abonnenten innerhalb der Frist eine Eingangsbestätigung sendet, mit der DATENDO dem Abonnenten mitteilt, dass DATENDO sein Anliegen wahrnehmen wird. Die anschließende Bearbeitungsdauer richtet sich nach der dann zu treffenden Absprache zwischen DATENDO und dem Abonnenten. Für Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gilt vorrangig Ziff. 7.2.

„Service-Zeiten“ sind Montag bis Freitag von jeweils 9 bis 17 Uhr mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen am Sitz von DATENDO.

Sämtliche Leistungen nach Ziff. 5.1 werden „remote“ (per Telefon, E-Mail oder über die My.DATENDO-Software) erbracht. Ein Termin vor Ort bei dem Abonnenten ist grundsätzlich nicht geschuldet und wird nur im Einzelfall aufgrund einer individuellen Absprache erbracht.

DATENDO unterstützt den Abonnenten bei Anfragen betroffener Personen zur Ausübung ihrer Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). DATENDO berät den Abonnenten zum Umgang mit der Anfrage, stellt Musterantworten bereit, prüft auf Wunsch den Antwortentwurf und erinnert den Abonnenten an die gesetzlichen Fristen.

Wenden sich betroffene Personen nach Art. 38 Abs. 4 DSGVO (Ziff. 4.5) unmittelbar an DATENDO, leitet DATENDO Anfragen zur Ausübung ihrer Rechte unverzüglich an den Abonnenten weiter, soweit die Verschwiegenheitspflicht nach Ziff. 16.8 nicht entgegensteht.

Die Unterstützung nach dieser Ziff. 6 ist in der Pauschale enthalten. Für Verfahren der Aufsichtsbehörde oder der Gerichte, die sich an eine Anfrage anschließen, gelten Ziff. 8.2 und 8.3.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unterstützt DATENDO den Abonnenten bei der Bewertung des Risikos für die betroffenen Personen, entwirft die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO und, soweit erforderlich, die Benachrichtigung der betroffenen Personen nach Art. 34 DSGVO, unterstützt bei der Dokumentation nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO und erinnert den Abonnenten an die gesetzlichen Fristen.

Soweit nach anwendbarem Datenschutzrecht eine unmittelbare Reaktion erforderlich ist, insbesondere im Rahmen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten nach Art. 33 und 34 DSGVO, ist DATENDO für den Abonnenten auch außerhalb der Service-Zeiten, einschließlich Wochenenden und Feiertagen, über einen Notfallkanal erreichbar, dessen Kontaktdaten DATENDO in der My.DATENDO-Software bereitstellt, und reagiert dort innerhalb von vierundzwanzig (24) Stunden. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unterstützt DATENDO den Abonnenten so rechtzeitig, dass dieser die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der Frist von 72 Stunden nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO abgeben kann. Der Abonnent nutzt den Notfallkanal über den Datenschutzkoordinator oder die Geschäftsleitung. Voraussetzung ist, dass der Abonnent DATENDO unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt geworden ist, über den Notfallkanal informiert und die für die Meldung erforderlichen Informationen bereitstellt.

Auf Wunsch des Abonnenten reicht DATENDO die Meldung nach Art. 33 DSGVO in dessen Namen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ein und beantwortet Rückfragen der Aufsichtsbehörde zu dieser Meldung. Der Abonnent erteilt DATENDO dazu im Einzelfall eine Vollmacht in Textform; im Übrigen bleibt Ziff. 4.8 unberührt.

Die technische Aufklärung und Behebung der Verletzung, insbesondere IT-Forensik und die Wiederherstellung von Systemen und Daten, sowie die Benachrichtigung der betroffenen Personen im Namen des Abonnenten schuldet DATENDO nicht. Für Verfahren der Aufsichtsbehörde, die sich an die Meldung anschließen, gelten Ziff. 8.2 und 8.3.

Die Unterstützung nach Ziff. 7.1 bis 7.3 ist in der Pauschale enthalten.

DATENDO arbeitet mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen und ist deren Anlaufstelle in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen (Art. 39 Abs. 1 lit. d und e DSGVO). In der Pauschale enthalten sind insbesondere die Entgegennahme von Anfragen der Aufsichtsbehörde und ihre Weiterleitung an den Abonnenten, die Bereitstellung der vorhandenen Datenschutzdokumentation, die Begleitung einer vorherigen Konsultation nach Art. 36 DSGVO, die Kommunikation zu einer Meldung nach Ziff. 7.3 sowie die Unterstützung bei der Beantwortung einer ersten Anfrage der Aufsichtsbehörde, etwa nach einer Beschwerde, soweit sie sich aus der vorhandenen Datenschutzdokumentation beantworten lässt.

Nicht in der Pauschale enthalten ist die darüber hinausgehende Unterstützung in Untersuchungs-, Prüf- und Beschwerdeverfahren der Aufsichtsbehörde, insbesondere bei Auskunftsersuchen nach Art. 58 Abs. 1 DSGVO, Vor-Ort-Prüfungen und Anhörungen, einschließlich der Mitarbeit an Stellungnahmen, die der Abonnent als Verantwortlicher abgibt. DATENDO erbringt sie nach Ziff. 5.2 zum Stundensatz. Die Aufgaben von DATENDO als Anlaufstelle nach Ziff. 8.1 bleiben unberührt.

DATENDO vertritt den Abonnenten nicht in Bußgeldverfahren, in Verfahren über Abhilfemaßnahmen nach Art. 58 Abs. 2 DSGVO und in Gerichtsverfahren, auch nicht gegen gesonderte Vergütung. DATENDO empfiehlt dem Abonnenten in diesen Fällen, einen Rechtsanwalt zu beauftragen.

Im Rahmen der Dokumentations-Services erstellt DATENDO für den Abonnenten die folgenden Datenschutzdokumente, soweit sie für ihn einschlägig sind, und hält sie nach Ziff. 9.5 aktuell:

1. a)

   das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Verantwortlicher (Art. 30 Abs. 1 DSGVO) und, soweit der Abonnent personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, als Auftragsverarbeiter (Art. 30 Abs. 2 DSGVO);

2. b)

   die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO);

3. c)

   das Löschkonzept mit den Löschfristen der Verarbeitungen;

4. d)

   die Übersicht der Dienstleister und Auftragsverarbeitungen des Abonnenten;

5. e)

   das Datenschutz-Management-Handbuch;

6. f)

   Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 14 DSGVO;

7. g)

   die Datenschutzerklärung für die Website des Abonnenten;

8. h)

   Einwilligungstexte, soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO);

9. i)

   Interessenabwägungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;

10. j)

    Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO nach dem Prüfschema von DATENDO;

11. k)

    Muster für Auftragsverarbeitungsverträge, die der Abonnent als Auftragsverarbeiter mit seinen Kunden schließt;

12. l)

    Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz;

13. m)

    Vertraulichkeitsverpflichtungen der Beschäftigten;

14. n)

    die Datenschutzschulung der Beschäftigten als E-Learning, Spezialschulungen und die Schulungsnachweise;

15. o)

    anlassbezogen die Dokumente nach Ziff. 6 und 7, insbesondere Musterantworten auf Anfragen betroffener Personen sowie Risikobewertung, Meldung und Benachrichtigung bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

Der Abonnent stellt DATENDO die Unterlagen und Informationen zur Verfügung, die für die Erstellung seiner Datenschutzdokumentation erforderlich sind, insbesondere zu seinem Geschäftsmodell sowie zu den eingesetzten Anwendungen und Dienstleistern (z. B. technische Dokumentationen, Verträge, Website-Adressen). Auf dieser Grundlage erstellt DATENDO die Datenschutzdokumente nach Ziff. 9.1. Für automatisierte Prüfungen benennt der Abonnent nur Websites und Anwendungen, über die er verfügungsberechtigt ist.

Der Abonnent bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 und Art. 24 DSGVO; die Richtigkeit der tatsächlichen Angaben, die er DATENDO zur Verfügung stellt, liegt in seinem Verantwortungsbereich.

Die Veröffentlichung und Verwendung der Datenschutzdokumente, insbesondere der Datenschutzhinweise und der Datenschutzerklärung, ist Sache des Abonnenten. Dokumente, die nicht von DATENDO erstellt wurden, prüft DATENDO nur nach Ziff. 5.2 lit. a.

DATENDO wertet Rechtsprechung und Leitlinien der Aufsichtsbehörden aus und passt die Datenschutzdokumentation des Abonnenten an. Ändert sich ein Eintrag im Inventar, aktualisieren sich die verknüpften Dokumente. Jede Fassung wird versioniert; Änderungen am Inhalt eines veröffentlichten Datenschutzdokuments zeigt DATENDO dem Abonnenten an. DATENDO schuldet die Aktualisierung mit der Sorgfalt eines Datenschutzbeauftragten, nicht die Vollständigkeit oder Tagesaktualität zu jedem Zeitpunkt. Aussagen in Werbematerialien begründen keine Beschaffenheitsgarantie.

DATENDO stellt dem Abonnenten die My.DATENDO-Software im Rahmen eines Software-as-a-Service (SaaS)-Modells zur Verfügung. Das Nutzungsrecht des Abonnenten ist auf die Abo-Laufzeit beschränkt.

Der Zugriff erfolgt über einen Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome) über den Rechner des Kunden.

Die über die My.DATENDO-Software abrufbaren Inhalte ergeben sich aus Ziff. 9 und der Abo-Übersicht.

Vorbehaltlich der in diesem Vertrag enthaltenen Beschränkungen gewährt DATENDO dem Abonnenten ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, während der Abo-Laufzeit auf die von DATENDO gehostete My.DATENDO-Software zuzugreifen und sie ausschließlich für die in diesem Vertrag beschriebenen Zwecke für seine internen Geschäftszwecke zu nutzen (die "SaaS-Lizenz").

Der Abonnent ist nicht berechtigt, seinen verbundenen Unternehmen oder sonstigen Dritten Zugriff auf die My.DATENDO-Software zu gestatten.

DATENDO ist berechtigt, die My.DATENDO-Software im Rahmen seines allgemeinen Life-Cycle-Managements und zum Zwecke der Produktverbesserung regelmäßig zu aktualisieren. Sämtliche Aktualisierungen der My.DATENDO-Software unterliegen den Regelungen dieses Vertrages.

Aktiviert der Abonnent die Anbindung seines Personalverwaltungssystems (HRIS), übernimmt die My.DATENDO-Software Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Abteilung und Position der Beschäftigten. Beim Eintritt starten Vertraulichkeitsverpflichtung und Schulung automatisch. Der Abonnent stellt sicher, dass die Übermittlung zulässig ist und etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) gewahrt sind.

Die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Daten des Abonnenten (Firma, Adresse, vertretungsberechtigte Organe und Kontaktmöglichkeiten; die „Unternehmensdaten“) sind im Angebot angegeben; der Abonnent prüft sie vor der Annahme auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Der Abonnent hat die Unternehmensdaten stets aktuell, korrekt und vollständig zu halten, damit DATENDO dem Abonnenten per E-Mail oder auf sonstigem Wege Mitteilungen, Abrechnungen und andere Informationen zusenden kann. Dem Abonnenten wird zu diesem Zwecke in der My.DATENDO-Software ein Menü mit der Bezeichnung „Unternehmensdaten“ bereitgestellt, welches dem Abonnenten ermöglicht, Aktualisierungen, Ergänzungen und Korrekturen im Hinblick auf die Unternehmensdaten einzutragen und zu speichern. Eine Korrektur oder Aktualisierung seiner Firma teilt der Abonnent hingegen nicht über die My.DATENDO-Software mit, sondern informiert DATENDO hierüber unter Beifügung eines geeigneten Nachweises (z.B. Handelsregisterauszug) per E-Mail oder schriftlich.

Der Abonnent ist für die Wahrung der Vertraulichkeit der Anmeldeinformationen und der Anmeldedaten für den Zugriff auf die My.DATENDO-Software verantwortlich und wird DATENDO unverzüglich über jeden Verlust, Missbrauch oder jede unbefugte Offenlegung solcher Anmeldeinformationen und/oder Anmeldedaten informieren, sobald der Abonnent davon Kenntnis erlangt. DATENDO haftet nicht für Schäden oder Verluste, die sich aus der Verletzung der vorgenannten Verpflichtungen durch den Abonnenten ergeben.

Die SaaS-Lizenz zum Zugriff auf die My.DATENDO-Software wird für eine unbegrenzte Anzahl an autorisierten Nutzern gewährt, wobei die "autorisierten Nutzer" nur Mitarbeiter und Organmitglieder des Abonnenten umfassen. Der Zugang zu den Mitarbeiterschulungen und dem DSGVO-Trainingscenter ist hingegen auf die Zahl der gebuchten Mitarbeitenden (Ziff. 14.2) beschränkt.

Der Abonnent ist verpflichtet, seine autorisierten Nutzer vor Beginn der Nutzung der My.DATENDO-Software über die in diesem Vertrag vereinbarten Rechte und Pflichten zu informieren. Der Abonnent haftet für Pflichtverletzungen seiner autorisierten Nutzer oder sonstiger Dritter, die im Einflussbereich des Abonnenten liegende Pflichten unter diesem Vertrag verletzen.

Die unter diesem Vertrag gewährte SaaS-Lizenz unterliegt den folgenden Beschränkungen:

1. a)

   der Abonnent darf keinem unbefugten Dritten den Zugang zur My.DATENDO-Software oder deren Nutzung gestatten;

2. b)

   der Abonnent darf die My.DATENDO-Software nicht zur Erbringung von Dienstleistungen für Dritte verwenden;

3. c)

   der Abonnent darf die My.DATENDO-Software oder Teile davon nicht veröffentlichen oder verbreiten;

4. d)

   der Abonnent darf keine Änderungen an der My.DATENDO-Software vornehmen; und

5. e)

   der Abonnent wird weder direkt noch indirekt: (i) den Quellcode, den Objektcode oder die zugrundeliegende Struktur, die Ideen, das Know-how oder die Algorithmen, die für die My.DATENDO-Software relevant sind, zurückzuentwickeln, dekompilieren, disassemblieren oder anderweitig versuchen, auf diese Informationen Zugriff zu erhalten; (ii) die My.DATENDO-Software modifizieren, übersetzen oder davon abgeleitete Werke erstellen, sofern dies nicht nach zwingendem anwendbaren Recht zulässig ist.

Der Abonnent verpflichtet sich in der My.DATENDO-Software (i) keine Inhalte zu speichern, die geistige Schutzrechte oder sonstige Rechte Dritter verletzen; (ii) keine rassistischen, beleidigenden, diskriminierenden oder in sonstiger Weise rechtswidrigen Inhalte zu speichern; und (iii) keine Viren, Malware, Trojanische Pferde oder ähnliche schädliche Software zu speichern.

DATENDO hat das Recht (aber nicht die Pflicht), den Zugang zur My.DATENDO-Software auszusetzen oder Daten oder Inhalte, die über die My.DATENDO-Software übertragen werden, ohne Haftung zu entfernen, (i) wenn DATENDO vernünftigerweise davon ausgehen kann, dass die My.DATENDO-Software unter Verletzung dieses Vertrags oder des anwendbaren Rechts genutzt wird, (ii) wenn er von einer Strafverfolgungs- oder sonstigen Behörde aufgefordert wird oder dies aus sonstigen Gründen erforderlich ist, um dem anwendbaren Recht zu entsprechen, oder (iii) wenn dies nach den sonstigen Regelungen dieses Vertrages gestattet ist.

DATENDO unterhält eine Support-Hotline, über die der Abonnent während der Service-Zeiten technische Support-Anfragen sowie Anfragen zu den Leistungen nach Ziff. 5.1 an DATENDO richten kann.

Die Support-Hotline ist telefonisch unter +49 30 23258007-0 und per E-Mail unter support@datendo.de zu erreichen.

Die Knowledgebase steht dem Abonnenten in der My.DATENDO-Software jederzeit zur Verfügung.

Der Abonnent zahlt DATENDO die im Angebot angegebenen Vergütungen (die "Servicegebühren"), die sich aus der Pauschale nach Ziff. 14.2 und, für Leistungen nach Ziff. 5.2, aus nach Aufwand berechneten Gebühren zusammensetzen. Gewährt das Angebot einen Rabatt auf die Pauschale, gilt er für die im Angebot bestimmte Dauer: dauerhaft, bis zu einem im Angebot genannten Datum oder, als Übergangsrabatt mit Rücksicht auf einen laufenden Vertrag des Abonnenten mit einem anderen Datenschutzbeauftragten, bis zum Ende der anfänglichen Laufzeit. Ein befristeter Rabatt gilt für jede Abrechnungsperiode, die spätestens an seinem Enddatum beginnt; für spätere Abrechnungsperioden berechnet DATENDO die Pauschale nach Ziff. 14.2, ohne dass es einer gesonderten Mitteilung bedarf.

Die Pauschale beträgt 99,00 € je Monat und umfasst bis zu zehn (10) Mitarbeitende; für jede weitere Person fallen 3,50 € je Monat an. Bei monatlicher Zahlweise erhöht sich der Betrag um 20 %. Maßgeblich ist die Zahl der vom Abonnenten gebuchten Plätze; jede Person, die in der My.DATENDO-Software als Beschäftigte mit Zugang geführt wird, belegt einen Platz. Bucht der Abonnent während der Laufzeit weitere Plätze, berechnet DATENDO diese anteilig für den Rest der laufenden Abrechnungsperiode. Eine Verringerung der gebuchten Plätze wird zum Ende der jeweiligen Laufzeit wirksam. DATENDO stellt die Pauschale bei jährlicher Zahlweise zum Wirksamkeitsdatum und zu Beginn jedes folgenden 12-Monatszeitraums, bei monatlicher Zahlweise monatlich im Voraus in Rechnung.

Die nach Aufwand berechneten Gebühren für Leistungen nach Ziff. 5.2 wird DATENDO dem Abonnenten monatlich nachträglich zum Stundensatz nach Ziff. 5.2 in Rechnung stellen. Die Abrechnung erfolgt in Intervallen von 15 Minuten (je angefangenem Intervall). Für die nach Aufwand zu vergütenden Services werden den Rechnungen Leistungsnachweise beigefügt, aus denen ein Überblick zu den erbrachten Services ihrem Umfang und ihrem Inhalt nach hervorgeht. Sämtliche Servicegebühren sind innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsdatum an den Dienstleister zu zahlen.

Ist der Abonnent mit der Zahlung der Servicegebühren vierzehn (14) Tage oder länger im Verzug, kann DATENDO den Zugang zur My.DATENDO-Software aussetzen.

Die Rechnungen werden auf elektronischem Wege übermittelt.

Sämtliche Beträge, die in diesem Vertrag oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag genannt werden, verstehen sich, sofern der Kontext nichts Anderes erfordert, zzgl. der anwendbaren Umsatzsteuer.

Durch An- und Abreise zu Terminen an anderen Orten als dem Sitz von DATENDO verursachte Reisezeiten werden zum Stundensatz nach Ziff. 5.2 vergütet.

Der Abonnent wird DATENDO die bei der Erbringung der Services entstandenen Reisekosten erstatten. DATENDO ist frei in der Wahl des Reisemittels, der Unterkunft und der Verpflegung. Zu erstattende Aufwände bzw. zu vergütende Reisezeiten werden auf den monatlichen Rechnungen von DATENDO separat ausgewiesen.

Der Abonnent erkennt an, dass er, vorbehaltlich der hierin gewährten SaaS-Lizenzen, keine Inhaberschaft oder sonstige Rechte an der My.DATENDO-Software oder den Materialien von DATENDO erhält, die dem Abonnenten zur Verfügung gestellt werden.

DATENDO ist Inhaber aller Rechte an der My.DATENDO-Software und den Materialien von DATENDO. DATENDO behält sich sämtliche Rechte vor, die dem Abonnenten nicht ausdrücklich unter diesem Vertrag gewährt werden.

„Vertrauliche Informationen“ sind alle Informationen, Dokumente, Gegenstände, Materialien, Stoffe oder elektronische Dateien, die von einer Partei gegenüber der anderen Partei in schriftlicher, elektronischer, mündlicher oder sonstiger Form offengelegt werden, und die von der offenlegenden Partei als vertraulich gekennzeichnet werden oder ihrer Natur nach als vertraulich zu behandeln sind.

Die Parteien verpflichten sich, die Vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und sie ausschließlich für die Zwecke der Durchführung dieses Vertrages zu verwenden.

Eine Weitergabe der Vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei an Dritte ist nur gestattet, soweit dies für die Durchführung dieses Vertrages zwingend erforderlich ist.

Die Parteien verpflichten sich, die Vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen unter Beachtung der erforderlichen Sorgfalt zu schützen.

Die vorstehenden Verpflichtungen gelten nicht für Informationen, von denen die empfangende Partei nachweisen kann, dass sie (i) der Öffentlichkeit in rechtmäßiger und einer die Bestimmungen dieses Vertrages nicht verletzenden Weise zur Verfügung standen oder stehen, (ii) der empfangenden Partei bereits zuvor bekannt waren und zur ihrer uneingeschränkten Verfügung standen, (iii) der empfangenden Partei von einem hierzu berechtigten Dritten offengelegt wurden oder (iv) von der empfangenden Partei eigenständig und ohne Nutzung der Vertraulichen Informationen offenlegenden Partei entwickelt worden sind.

Die jeweils empfangende Partei verpflichtet sich, unverzüglich nach Beendigung dieses Vertrages alle Dokumente und Aufzeichnungen, welche Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei enthalten, vollständig und endgültig zu zerstören bzw. im Fall von elektronischen Daten endgültig zu löschen. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Nach Beendigung dieses Vertrages gelten alle Rechte und Pflichten der Parteien in Bezug auf die Vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei für die Dauer von zehn (10) Jahren fort.

DATENDO unterliegt darüber hinaus der aus seiner Benennung zum Datenschutzbeauftragten erwachsenden Verschwiegenheitsverpflichtung nach Art. 38 Abs. 5 DSGVO, § 38 Abs. 2 iVm § 6 Abs. 5 S. 2 BDSG sowie § 203 Abs. 4 StGB. Diese Verschwiegenheitsverpflichtung bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt und geht diesen im Konfliktfall vor.

Der Abonnent ist verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Eingabe in die My.DATENDO-Software („Abonnentendaten") auf Viren oder andere schädliche Komponenten zu prüfen und zu diesem Zweck dem Stand der Technik entsprechende Antivirenprogramme einzusetzen.

Darüber hinaus ist der Abonnent selbst für die Eingabe und Pflege seiner Abonnentendaten verantwortlich. DATENDO erstellt mindestens wöchentlich eine Sicherungskopie der Abonnentendaten.

Der Abonnent gewährt DATENDO eine nicht ausschließliche, unentgeltliche Lizenz für den Zugriff, die Nutzung, Reproduktion, Änderung, Ausführung, Anzeige und sonstige Nutzung von Abonnentendaten, soweit dies für DATENDO zur Ausführung oder Bereitstellung der My.DATENDO-Software erforderlich ist.

Der Abonnent ist allein verantwortlich für sämtliche Abonnentendaten, insbesondere dafür, dass ihre Übermittlung und Nutzung gemäß diesem Vertrag nicht gegen geltende Gesetze, einschließlich der Datenschutzgesetze, und/oder geistige Eigentumsrechte Dritter verstößt.

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der tatsächlichen Angaben, die der Abonnent DATENDO mit den Abonnentendaten zur Verfügung stellt, ist der Abonnent verantwortlich (Ziff. 9.3); DATENDO ist nicht verpflichtet, diese Angaben auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Für die Erstellung und Aktualisierung der Datenschutzdokumentation auf Grundlage dieser Angaben (Ziff. 9) ist DATENDO nach Maßgabe dieses Vertrages verantwortlich.

Soweit DATENDO personenbezogene Daten des Abonnenten verarbeitet, gilt Folgendes:

Bei der Erbringung der DSB-Services verarbeitet DATENDO diese Daten in seiner Funktion als Datenschutzbeauftragter. Dazu stellen die Parteien klar, dass DATENDO in dieser Funktion nicht als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO tätig wird.

Bei der Erbringung aller sonstigen Services verarbeitet DATENDO diese Daten im Auftrag des Abonnenten auf Basis des als Anlage 1 beigefügten Auftragsverarbeitungsvertrages.

Kontakt- und Abrechnungsdaten des Abonnenten verarbeitet DATENDO als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter (Anhang IV des Auftragsverarbeitungsvertrages) kündigt DATENDO nach Klausel 7.7 Buchstabe a des Auftragsverarbeitungsvertrages an. Widerspricht der Abonnent einer solchen Änderung aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

DATENDO darf die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrages) an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen teilt DATENDO dem Abonnenten in Textform mit.

Bei vorsätzlichem Fehlverhalten haftet DATENDO nach den gesetzlichen Bestimmungen des anwendbaren Rechts.

Bei grober Fahrlässigkeit haftet DATENDO nach den gesetzlichen Bestimmungen des anwendbaren Rechts.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet DATENDO - soweit der Haftungsmaßstab nicht nach gesetzlichen Vorschriften begrenzt ist - nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung der Abonnent regelmäßig vertraut und vertrauen darf); in diesem Fall ist die Haftung von DATENDO auf den typischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die vorgenannten Einschränkungen gelten nicht für

1. a)

   Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit;

2. b)

   Haftung nach dem deutschen Produkthaftungsgesetz;

3. c)

   die Übernahme einer Garantie für die Beschaffenheit von Waren und/oder Arbeiten oder das arglistige Verschweigen von Mängeln durch DATENDO.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten vorbehaltlich der Regelungen in Ziffer 19.4 für (i) alle Haftungsansprüche, gleich aus welchem Rechtsgrund, insbesondere aus Unmöglichkeit, Verzug, mangelhafter oder falscher Lieferung, Vertragsverletzung, Verletzung von Pflichten bei Vertragsverhandlungen und unerlaubter Handlung, soweit es sich um verschuldensabhängige Ansprüche handelt, sowie (ii) für Pflichtverletzungen von Erfüllungsgehilfen oder sonstigen Personen, für deren Verhalten DATENDO nach den gesetzlichen Vorschriften haftbar gemacht werden kann.

Soweit für die Haftung eines Datenschutzbeauftragten weitergehende Haftungsbeschränkungen und/oder Haftungsausschlüsse bestehen, bleiben diese unberührt.

Die Abo-Laufzeit beginnt mit dem Wirksamkeitsdatum und läuft zunächst für eine anfängliche Laufzeit von einem Jahr. Danach verlängert sie sich automatisch um jeweils ein Jahr, sofern sie nicht von einer der Parteien bis zum Ende der Anfangslaufzeit oder einer Verlängerungslaufzeit in Textform gekündigt wird.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Jede Kündigung dieses Vertrags gilt zugleich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung als Niederlegung des Amtes von DATENDO als Datenschutzbeauftragter.

Mit Beendigung dieses Vertrages endet die SaaS-Lizenz. Bis zur Löschung nach Ziff. 20.5 kann sich der Abonnent jedoch weiterhin in der My.DATENDO-Software anmelden, um die dort bereitgestellten Datenschutzdokumente und die von ihm hochgeladenen Unterlagen herunterzuladen; zu anderen Zwecken darf er die My.DATENDO-Software nicht mehr nutzen.

DATENDO weist den Abonnenten darauf hin, dass DATENDO frühestens dreißig (30) Tage nach Beendigung des Vertrages die auf der My.DATENDO-Software gespeicherten Abonnentendaten löschen wird; den Löschtermin teilt DATENDO dem Abonnenten nach Beendigung des Vertrages in Textform mit. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten bleiben hiervon unberührt. Bis zum Löschtermin kann der Abonnent die Dokumente nach Ziff. 20.4 herunterladen. DATENDO empfiehlt dem Abonnenten, rechtzeitig geeignete Kopien der auf der My.DATENDO-Software gespeicherten Abonnentendaten zu fertigen.

Jede Partei hat die Kosten, die ihr im Zusammenhang mit dem Abschluss und Vollzug dieses Vertrages entstehen, selbst zu tragen, sofern nicht in diesem Vertrag ausdrücklich abweichend vereinbart.

Dieser Vertrag gibt die Vereinbarungen zwischen den Parteien hinsichtlich des Vertragsgegenstands vollständig wieder; mündliche oder sonstige Nebenabreden sind nicht getroffen.

Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts. Die Anwendbarkeit des UN-Übereinkommens über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) wird ausgeschlossen.

Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Berlin, sofern das Gesetz nicht zwingend etwas Anderes vorschreibt.

DATENDO kann diese Service-Bedingungen einschließlich ihrer Anlagen mit Wirkung für die Zukunft wie folgt ändern:

1. a)

   Änderungen, die aufgrund geänderter Gesetze, Rechtsprechung oder behördlicher Vorgaben erforderlich sind, sowie technische oder redaktionelle Anpassungen, die den Abonnenten nicht benachteiligen, teilt DATENDO dem Abonnenten in Textform mit. Sie werden zu dem in der Mitteilung genannten Zeitpunkt wirksam.

2. b)

   Sonstige Änderungen kündigt DATENDO mindestens sechs (6) Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform an. Sie gelten als angenommen, wenn der Abonnent nicht bis zu ihrem Inkrafttreten in Textform widerspricht; auf diese Folge weist DATENDO in der Ankündigung ausdrücklich hin. Widerspricht der Abonnent, gelten die bisherigen Bedingungen fort; DATENDO kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen.

3. c)

   Änderungen der Hauptleistungspflichten und der Vergütung werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Abonnenten wirksam.

Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter richten sich allein nach Ziff. 18.5.